CGV
PREAMBULE
La société Département Beauté organise le Festival Vélo in Paris, qui se tiendra au Parc Floral de Paris, du vendredi 25 avril 2025 à 10h30 au dimanche 27 avril 2025 à 19h00.
L’évènement a lieu au Parc Floral de Paris dans la Hall 1 et 2 de la Pinède, ainsi que dans le pavillon des Chênes. Le propriétaire du Parc Floral de Paris est la société GLEVENTS.
L’organisation travaille avec la société CAUDIOVISUEL qui agit comme régisseur de l’évènement.
L’organisation travaille aussi avec d’autres prestataires pour la sécurité, l’accueille, l’animation, la relation presse…
Cette manifestation est sous l’autorisation de la Préfecture de Paris et est contrôlé par une société chargée de sécurité évènementiel.
Cette manifestation est contrôlée par DEKRA pour des données chiffrées et accréditée par l’organisme « COFRAC ». La certification des données chiffrées et statistiques des manifestations commerciales en France (salons grand public et foires) est obligatoire depuis l’arrêté du 12 juin 2006 relatif au régime de déclaration préalable des manifestations commerciales.
CONDITIONS DU CONTRAT
Article 1 – INSCRIPTION ET RESERVATION DE L’EMPLACEMENT
Pour participer en tant qu’exposant au Festival, vous devez remplir le formulaire d’inscription fourni par les organisateurs et réserver un emplacement d’exposition.
Les réservations d’emplacement sont traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi », sous réserve de la disponibilité des espaces d’exposition. Les emplacements sont affectés aux exposants en fonction de la validation du dossier d’inscription et de l’organisation.
Faute d’avis contraire de la part de l’exposant, la proposition d’emplacement sera considérée comme acceptée par lui, huit jours après sa réception et les sommes facturées seront intégralement dues.
Les organisateurs se réservent le droit d’accepter ou de refuser une demande d’inscription, sans avoir à fournir de justification.
Les emplacements seront mis à la disposition des exposants sous réserve du règlement intégral de la facture avant l’ouverture de la manifestation. Ils devront être obligatoirement aménagés en totalité trois heures avant l’ouverture.
Article 2 – RESERVATION DE L’EMPLACEMENT
2.1. Demande de réservation :
Pour réserver un emplacement et un stand dans le cadre du Festival, l’exposant doit soumettre une demande de réservation à l’organisation, soit parc courrier, soit par le page web inscription au Festival.
La demande de réservation doit contenir toutes les informations requises, y compris les coordonnées de contact, la taille de l’emplacement souhaité et les besoins spécifiques.
2.2. Confirmation de réservation :
La réservation de l’emplacement et du stand sera confirmée par l’organisation du Festival, sous réserve de disponibilité et de l’approbation de la demande.
L’exposant recevra une notification écrite confirmant la réservation, comprenant les détails spécifiques tels que l’emplacement attribué, les dimensions du stand et les modalités de paiement.
Article 3 – AMENAGEMENT DU STAND
L’organisation propose 3 types de stand aux exposants :
3.1. Stand nu :
Un stand nu fait référence à un espace vide sans aucun équipement fourni par l’organisation du Festival. Dans cette option, l’exposant est responsable de la conception, de l’aménagement et de l’équipement de son stand. L’exposant devra apporter ses propres éléments tels que les présentoirs, les tables, les chaises, les décorations, les supports visuels, ou passer par un prestataire extérieur dont les coordonnées devront être transmis à l’organisation.
3.2. Stand équipé :
Un stand équipé est un espace pré-aménagé fourni par l’organisation du Festival. Dans cette option, l’exposant dispose d’un stand comprenant des équipements de base tels qu’une cloison blanche, une table, des chaises, et des spots. Il faut bien noter que l’exposant doit faire lui-même sa demande à GLEVENTS pour l’électricité, indispensable pour l’éclairage du stand. Ces stands équipés offrent une solution pratique pour les exposants qui souhaitent bénéficier d’une installation clé en main sans avoir à se soucier de la logistique de base.
3.3. Stand extérieur :
Un stand extérieur fait référence à un emplacement situé en extérieur, sur une zone ouverte du Festival. Les stands extérieurs des tentes de l’exposant. Les stands extérieurs peuvent nécessiter une attention particulière aux conditions météorologiques et aux mesures de sécurité en plein air (par exemple, le lestage obligatoire des tentes).
Article 4 – OCCUPATION DU STAND
Le stand doit être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture de l’événement par le responsable de stand indiqué sur le dossier de participation. En cas d’absence de l’exposant le matin lors de l’ouverture au public, le stand pourra être démonté par l’organisateur.
La sous-location des stands est interdite.
Si un exposant désire adjoindre un autre exposant sur son stand, il devra en faire la demande au préalable à l’organisateur et le signaler dans le dossier d’admission. Pour être accepté, celui-ci devra : avoir l’accord de l’organisateur, acquitter au minimum le droit d’inscription obligatoire, donner son extrait d’immatriculation au registre du commerce de moins de 3 mois et enfin, signer un exemplaire de la demande de participation, signer le règlement et s’y conformer. Le non-respect de cette clause fera l’objet de poursuites auprès du Tribunal de Commerce d’AUCH.
En acceptant les conditions générales de vente, l’exposant reconnaît et accepte automatiquement les conditions d’utilisation applicables
PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES
Article 5 – ÉLECTRICITÉ
Pour tous les stands, les commandes de coffret électrique sont à adresser au Parc Floral (electricite.parc-floral@gl-events.com), seul prestataire agréé du site. Le prix de l’alimentation électrique est fixé par GL EVENTS.
Les installations électriques personnelles sont interdites. Il est interdit en particulier d’utiliser des enrouleurs.
Les prises supplémentaires doivent être installées avec un coffret muni d’un disjoncteur 30 m conforme aux normes. Des contrôles seront effectués sur les installations de branchement, par la société en charge de la sécurité événementielle des salons.
Article 6 – EAU
Le branchement d’eau est obligatoire pour les exposants pratiquant la dégustation. Le deuxième branchement (lave-mains) est obligatoire pour les exposants effectuant la préparation de denrées alimentaires.
La commande de l’eau est a effectué auprès de GL EVENTS.
Article 7 – TÉLÉPHONE
Les demandes de lignes téléphoniques directes devront être formulées 3 semaines avant l’événement. Passé ce délai, les lignes téléphoniques ne pourront pas être garanties par GL EVENTS.
PLANNING DE L’EVENEMENT
Article 8 – PLANNING DE L’ORGANISATION
8.1. Planification de l’Événement :
L’organisateur s’engage à fournir un planning détaillé de l’événement aux exposants, incluant les dates, les horaires d’installation des stands, les horaires d’ouverture au public, et les horaires de démontage. Ce planning sera communiqué aux exposants à l’avance.
8.2. Dates d’Installation et de Démontage des Stands :
Les exposants doivent respecter strictement les dates et les horaires d’installation et de démontage de leur stand tels que définis par l’organisateur. Les retards non justifiés peuvent entraîner des pénalités ou des frais supplémentaires.
8.3. Emplacement des Stands :
Les emplacements des stands seront assignés par l’organisateur en fonction de la catégorie et de la taille du stand réservé. Les demandes spécifiques seront prises en compte dans la mesure du possible, mais ne peuvent être garanties.
8.4. Responsabilité de l’Organisateur :
L’organisateur s’engage à mettre en place tous les moyens nécessaires pour que le planning de l’événement soit respecté. Cependant, il ne peut être tenu responsable des perturbations ou des retards résultant de circonstances imprévisibles ou indépendantes de sa volonté.
8.5. Responsabilité des Exposants :
Les exposants sont responsables de leur ponctualité lors de l’installation et du démontage de leur stand. Tout dommage causé à l’emplacement ou à l’infrastructure de l’événement en raison d’une installation ou d’un démontage inadéquat sera à la charge de l’exposant.
8.6. Ponctualité et Présence pendant l’Événement :
Les exposants doivent être présents à leur stand pendant les horaires d’ouverture au public de l’événement. Tout stand laissé sans surveillance pendant les heures d’ouverture peut être fermé par l’organisateur.
8.7. Réclamations et Contestations :
Les exposants sont invités à signaler toute réclamation ou tout désaccord concernant le planning de l’événement à l’organisateur. Les réclamations seront examinées au cas par cas, et des mesures appropriées seront prises si nécessaire.
REGLEMENTATION DES PAIEMENTS
Article 9 – PRIX ET PAIEMENT
9.1. Frais de participation :
Les exposants sont tenus de payer les frais de participation spécifiés par l’organisation du Festival.
Les frais de participation peuvent varier en fonction de la taille du stand, de l’emplacement, des services supplémentaires demandés ou d’autres facteurs déterminés par l’organisation.
9.2. Modalités de paiement :
Les paiements doivent être effectuer pour la société Département Beauté – PAE du Pont Peyrin – 32600 l’Isle Jourdain.
Les exposants doivent respecter les modalités de paiement indiquées par l’organisation du Festival :
- A réception de la facture, sous 30 jours : 50% du montant TTC (la réception de la facture pour cet évènement tient lieu de commande)
- Solde au 14 mars 2025 : 50% du montant TTC
Les paiements doivent être effectués dans les délais spécifiés et peuvent être soumis à des pénalités pour retard de paiement.
Toute somme non réglée à son échéance entraîne d’office la perception des intérêts de retard en vigueur : le non-paiement des factures à l’échéance entraînera une majoration de 10% annuel du principal qui sera rajouté au montant de l’intégralité de la commande. Le débiteur en situation de retard de paiement sera alors redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Cette somme viendra s’ajouter aux indemnités de retard qui seraient dues. Dans le cas où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs à 40 euros, la société DEPARTEMENT BEAUTE peut demander une indemnité complémentaire, sur justificatif. En cas de litige sur le règlement d’une facture, l’exposant bénéficiera d’un délai de réclamation éventuelle de 10 jours à compter de la date d’édition de la facture et devra se faire par écrit sous forme d’une lettre recommandée avec avis de réception.
Les factures complémentaires sont payables à réception.
Le ou les dépôts d’avances prévus sont obligatoirement payés par chèque ou par virement. Le solde de la facture devra être effectué au plus tard le 14 mars 2025, soit un mois et demi avant l’événement. Le règlement par traite n’est pas accepté.
La totalité du décompte est exigible à la date mentionnée sur la facture. Faute de règlement, l’admission pourrait être annulée. L’organisateur peut disposer alors de l’emplacement, les versements antérieurs lui restent acquis et la facture totale reste due. Toute commande de prestations facultatives doit être accompagnée du règlement correspondant, selon le tarif indiqué.
9.3. Taxes et impôts :
Les exposants sont responsables de tous les impôts, taxes, redevances ou autres charges gouvernementales applicables à leur participation au Festival.
Les exposants doivent se conformer aux réglementations fiscales en vigueur et sont tenus de fournir les documents fiscaux requis à l’organisation, le cas échéant.
9.4. Remboursements et annulation :
Les frais de participation ne sont généralement pas remboursables, sauf disposition contraire spécifiée dans les contrats ou accords conclus avec les exposants.
En cas d’annulation de la participation par l’organisation du Festival, des remboursements partiels ou complets sont envisagés, selon les circonstances.
Les demandes d’annulation ne peuvent s’effectuer que dans les conditions suivantes à l’exception des frais d’inscription et de parking (200€ HT).
- Jusqu’à 60 jours avant la date du premier jour d’installation : pas de frais d’annulation (avec remboursement de l’acompte).
- Entre 59 et 45 jours avant la date du premier jour d’installation : 50% du solde de l’évènement pourra être annulé sans frais.
- Entre 44 et 16 jours avant la date du premier jour d’installation : 30% du solde de l’évènement pourra être annulé sans frais.
- A moins de 15 jours de la date du premier jour d’installation : la prestation devra être réglée en totalité.
9.5. Coûts supplémentaires :
Certains services ou équipements supplémentaires peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour les exposants.
Les exposants seront informés à l’avance des coûts supplémentaires associés à ces services ou équipements et devront donner leur accord avant de les utiliser.
9.6. Responsabilité financière :
Les exposants sont responsables de tous les coûts associés à leurs activités commerciales pendant le Festival, y compris les coûts de production, de promotion, de personnel, de stockage, de transport, etc.
L’organisation du Festival décline toute responsabilité financière liée aux activités commerciales des exposants.
9.7. Facturation et comptabilité :
L’organisation du Festival émettra des factures ou des reçus pour les frais de participation payés par les exposants.
Les exposants doivent tenir leurs propres registres comptables et conserver les documents financiers liés à leur participation au Festival conformément aux lois et réglementations en vigueur.
Article 10 – CONTESTATION
10.1. Procédure de contestation :
Les exposants ayant une réclamation ou une contestation concernant leur participation au Festival doivent suivre la procédure établie par l’organisation.
Les exposants doivent soumettre leur réclamation par écrit, en fournissant tous les détails pertinents, y compris les preuves documentaires le cas échéant.
10.2. Délai de contestation :
Les exposants doivent soumettre leur réclamation dans les délais spécifiés par l’organisation du Festival, soit dans les deux semaines qui suivent l’évènement.
Les réclamations soumises en dehors de la période spécifiée peuvent ne pas être prises en considération.
10.3. Examen de la contestation :
L’organisation du Festival examinera attentivement chaque réclamation et contestation.
L’organisation se réserve le droit de demander des informations supplémentaires ou des clarifications pour évaluer la contestation.
10.4. Communication de la décision :
L’organisation du Festival communiquera la décision concernant la contestation aux exposants dans les meilleurs délais.
La décision de l’organisation sera finale et contraignante, sauf disposition contraire spécifiée dans les contrats ou accords conclus avec les exposants
10.5. Règlement des litiges :
En cas de désaccord persistant après l’examen de la contestation par l’organisation, les exposants peuvent recourir à des mécanismes de règlement des litiges, conformément aux lois et réglementations applicables.
Les exposants sont responsables de leurs propres frais et de leurs actions dans le cadre de tout litige découlant de leur participation au Festival.
10.6. Respect des règles et réglementations :
Les exposants doivent se conformer à toutes les règles, réglementations et accords contractuels établis par l’organisation du Festival.
Les exposants doivent coopérer pleinement et de bonne foi tout au long du processus de contestation.
10.7. Assurance
Le contrat passé par l’organisateur avec la Compagnie AXA prévoit une assurance de responsabilité civile propre à l’événement Vélo in Paris.
10.8. Garanties supplémentaires
Il est obligatoire pour les exposants de souscrire une garantie complémentaire. Chaque exposant doit être couvert de sa responsabilité civile personnelle et professionnelle dans le cadre de sa participation.
Dans le dossier d’inscription, il vous est demandé de nommer à l’organisation votre compagnie d’assurance et votre n° de contrat.
Article 11 – GARANTIES
11.1. Garantie légale :
Conformément aux lois en vigueur, les exposants du Festival garantissent que les produits ou services vendus sont conformes aux descriptions fournies et exempts de défauts cachés qui pourraient les rendre dangereux ou inappropriés à leur utilisation normale.
11.2. Durée de la garantie :
La durée de la garantie pour les produits ou services vendus lors du Festival doit être effective durant toute la durée de l’évènement.
11.3. Réparation, remplacement ou remboursement :
En cas de défaut couvert par la garantie, l’exposant est responsable de proposer, selon sa politique en vigueur, soit la réparation du produit, soit son remplacement par un produit identique ou équivalent, soit le remboursement du montant payé par le Client.
EVALUATION
Article 12 – UTILISATION DES DONNEES PERSONNELLES
12.1. Collecte des données personnelles :
L’organisation du Festival ne collectera que les données personnelles nécessaires à la gestion de l’événement, telles que le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc.
12.2. Utilisation des données personnelles :
Les données personnelles collectées seront utilisées dans le but de faciliter la participation au Festival, de fournir des informations pertinentes sur l’événement, d’assurer la sécurité des participants et de répondre aux demandes spécifiques.
Les données personnelles ne seront utilisées qu’à des fins légitimes et en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
12.3. Partage des données personnelles :
Les données personnelles ne seront partagées qu’avec des tiers nécessaires à la gestion du Festival, tels que les fournisseurs de services, les autorités compétentes ou les partenaires impliqués dans l’organisation de l’événement.
Article 13 – SECURISATION DONNEES
13.1. Collecte et utilisation des données :
L’organisateur du Festival collecte et utilise les données personnelles des exposants conformément aux lois et réglementations en vigueur relatives à la protection des données personnelles.
Les données collectées de la société peuvent inclure des informations telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, les coordonnées bancaires et d’autres informations nécessaires à la gestion de la réservation et de la participation à l’événement.
13.2. Finalités de la collecte des données :
Les données personnelles des exposants sont collectées dans le but de faciliter la réservation, la gestion des stands, la communication et la coordination logistique nécessaires à leur participation au Festival.
13.3. Confidentialité et sécurité des données :
L’organisateur du Festival met en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des exposants contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés.
13.4. Partage des données :
Les données personnelles des exposants ne seront pas vendues, louées ou partagées avec des tiers non autorisés, sauf dans les cas où cela est nécessaire pour la réalisation des services liés à l’organisation du Festival.
L’organisateur peut partager les données personnelles des exposants avec des prestataires de services tiers, tels que des sociétés de logistique ou des partenaires de l’événement, uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour la réalisation des services convenus.
13.5. Droits des exposants :
Les exposants ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les corriger, de les mettre à jour ou de les supprimer, conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.
Les exposants peuvent exercer leurs droits en envoyant une demande écrite à l’organisateur du Festival, conformément aux modalités spécifiées dans la politique de confidentialité.
13.6. Consentement et acceptation des conditions :
En participant au Festival en tant qu’exposant, celui-ci consent à la collecte, à l’utilisation et à la conservation de ses données personnelles conformément aux présentes règles de sécurisation des données.
Les exposants reconnaissent avoir lu, compris et accepté les pratiques de sécurisation des données décrites dans les présentes conditions générales de vente.
Article 14 – LOI APPLICABLE ET NULLITE PARTIELLE
14.1. Litiges et recours légaux :
En cas de différend juridique découlant du non-respect des conditions par un exposant, les recours légaux disponibles seront appliqués conformément aux lois et réglementations applicables.
L’exposant sera responsable de ses propres frais et actions dans le cadre de tout litige découlant de son non-respect des conditions.
Tout litige, différend ou toute réclamation découlant de et/ou lié au présent contrat, y compris les questions portant sur son existence, son exécution, son interprétation, sa validité ou son annulation, la résiliation ou la nullité de celui-ci, est soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce d’Auch, même en cas d’appel en garantie de pluralité de défendeurs.
14.2. Confidentialité :
Les parties conviennent de maintenir la confidentialité de tous les éléments discutés ou divulgués pendant le processus de résolution des litiges, sauf si la divulgation est requise par la loi ou les autorités compétentes.